PaperCut MF
PaperCut MF
maîtrise totale de votre
environnement d’impression
Une visibilité et une maîtrise totale de votre environnement d’impression
Profitez d’une puissante solution de gestion d’impression pour faciliter et sécuriser les impressions, copies et numérisations, et assurer une gestion et un suivi efficace de ces opérations.
Quelle que soit la taille de votre organisation et quels que soient les appareils ou les systèmes d’exploitation adoptés par vos utilisateurs, PaperCut MF tiendra toutes ses promesses.
Notre solution repose, en effet, sur une approche multi plateformes, prévue pour fonctionner en toutes circonstances, quelles que soient les technologies et les marques d’appareil.
PaperCut MF offre les principaux avantages suivants :
- Gestion de votre environnement d’impression
- Économies et préservation de la planète
- Sécurisation des impressions
- Intégration aux systèmes tiers
- Gestion de l’impression 3D et des ateliers d’impression
- Meilleure maîtrise des opérations par les utilisateurs
- Numérisation des documents
Gestion de votre environnement d’impression
Tableau de bord d’administration basé sur le Web
PaperCut MF offre une interface d’administration de type Web accessible depuis n’importe quel endroit du réseau et permettant une gestion centralisée de chaque utilisateur et périphérique d’impression.
Le Tableau de bord assure un suivi de l’environnement d’impression en temps réel, en récapitulant toutes les informations essentielles dans une page pratique à consulter. Il permet notamment de connaître l’activité du système, les notifications d’erreur de l’imprimante, les niveaux de toner, les tendances et statistiques, voire même d’évaluer votre impact sur l’environnement. Vous pouvez définir des quotas automatiques, déployer des files d’impression par lot, choisir la langue de l’interface et appliquer de nombreuses autres options aux pages à imprimer.
Synchronisation des informations utilisateur
PaperCut MF assure la synchronisation des données relatives aux utilisateurs et aux groupes à partir de diverses sources telles que Windows Active Directory, Azure Active Directory, LDAP et Google Cloud Directory (y compris la synchronisation multi domaine).
Cela facilite l’administration du système dans la mesure où il est inutile de gérer une base de données indépendante des utilisateurs et des groupes.
Dès qu’un utilisateur est ajouté à un domaine ou retiré d’un groupe, PaperCut synchronise automatiquement ces informations sans nécessiter l’intervention de l’administrateur. Autre atout de PaperCut MF : la possibilité de combiner différentes sources de synchronisation pour bénéficier d’un maximum de souplesse.
Utilisation de la fonction Print Deploy
Print Deploy permet d’automatiser les tâches fastidieuses de configuration des files d’impression et de déploiement des pilotes d’impression sur les ordinateurs de votre réseau. Dès qu’un utilisateur quitte un site, Print Deploy se charge d’éliminer automatiquement la file d’impression et le pilote appropriés, pour opérer un nettoyage en toute transparence.
Print Deploy offre les avantages suivants :
- Il permet de gagner du temps en déployant les pilotes et files d’impression à grande échelle
- Il offre une grande souplesse grâce à un outil compatible avec les environnements avec ou sans serveur d’impression
- Il limite le nombre de tickets de support en mettant en place une configuration d’imprimante automatisée et transparente pour les utilisateurs, même lorsqu’ils se déplacent d’un site à un autre
- Il permet de réaliser des économies lors de la maintenance et de la gestion d’Active Directory sur site à des fins d’impression
- Il renforce la productivité des utilisateurs grâce à des procédures de configuration et d’impression automatisées et fonctionnelles
- Il limite considérablement vos risques, car il s’appuie sur le savoir-faire d’une organisation comptant plus de 20 ans d’expérience en matière de gestion des impressions
- Il permet aux utilisateurs de choisir les imprimantes qu’ils souhaitent installer, à tout moment et n’importe où
Solution d’impression mobile et BYOD
Les membres de votre équipe souhaitent travailler à partir des appareils qui leur sont le plus familiers (ordinateur portable, tablette ou smartphone fonctionnant sous iOS, Android, Chrome OS, Microsoft Windows ou macOS). PaperCut a justement été conçu pour favoriser la mise en oeuvre de politiques BYOD (Bring Your Own Device), ou AVEC (Apportez votre équipement personnel de communication).
Mobility Print est la solution d’impression mobile et BYOD par excellence. Elle permet à des millions d’utilisateurs d’effectuer des impressions depuis leur propre appareil, et de bénéficier d’une expérience d’impression native depuis n’importe quelle application. Elle élimine les difficultés liées à l’utilisation de systèmes d’exploitation, de formats de fichier et de marques différents.
Mobility Print tire parti du service de stockage dans le Cloud de PaperCut pour permettre aux utilisateurs d’imprimer leurs documents depuis des ordinateurs Mac, Windows et Chromebook, même s’ils sont à l’extérieur du réseau ou font partie d’un réseau d’invité non approuvé.
La fonctionnalité Web Print permet aux utilisateurs d’imprimer facilement des documents Microsoft Office, des fichiers PDF et des fichiers image directement depuis le navigateur, même lorsqu’il ne sont pas sur place ou connectés au réseau d’impression local. Et grâce à la fonctionnalité Email to Print, les utilisateurs sont libres d’envoyer leurs travaux par e-mail à une adresse que vous avez définie au préalable (printme@organization.net, par exemple), de façon à pouvoir imprimer leurs documents sur une imprimante autorisée de votre environnement. Rarement l’impression en mode Invité n’aura été aussi simple!
Économies et préservation de la planète
Production de rapports
PaperCut MF propose plus de 80 rapports accessibles en un clic, qui peuvent être visualisés en ligne, imprimés ou exportés. Ces rapports couvrent tous les domaines et se présentent sous forme de journaux détaillés ou de résumés par utilisateur, département, périphérique et impact environnemental.
Les administrateurs ont la possibilité de créer des rapports personnalisés afin de garantir la pertinence des données. Tous ces rapports peuvent être envoyés par e mail à des personnes spécifiques, de façon périodique, pour limiter les interventions manuelles.
Stratégies d’impression
Une stratégie d’impression ne consiste pas simplement à envoyer des e-mails aux personnes concernées pour les inviter à suivre des règles spécifiques. Tout l’intérêt de PaperCut MF est d’automatiser les stratégies d’impression via un système.
Les stratégies d’impression permettent d’assurer le suivi et le contrôle des impressions et des copies par utilisateur, département, catégorie ou client. Contentez-vous dans un premier temps de suggérer des pratiques éco-responsables comme, par exemple, d’encourager l’impression en niveaux de gris et en recto verso, ou d’ajouter des règles plus restrictives visant à renforcer les bonnes pratiques et limiter le gaspillage.
Création de scripts avancés
Il est possible d’utiliser des scripts avancés pour définir et affiner vos stratégies d’impression et de copie, et ainsi aider votre organisation à éliminer les sources de gaspillage et à changer le comportement des utilisateurs.
Les scripts avancés offrent les avantages suivants :
- Acheminer des travaux complexes vers des imprimantes plus efficaces dédiées aux volumes importants
- Afficher un message de rappel lorsqu’un utilisateur oublie de sélectionner une impression en niveaux de gris ou en recto verso
- Restreindre les fonctionnalités des utilisateurs (après les heures ouvrées, par exemple)
- Autoriser l’impression gratuite selon un calendrier précis (par exemple, pendant les heures de cours ou d’ouverture de l’atelier)
- Accorder des remises pendant les heures creuses
- Et bien plus encore…
Recouvrement des coûts
L’impact des stratégies d’impression n’est pas suffisant à vos yeux?
Définissez un système de coûts variables en fonction des paramètres d’impression (couleur ou monochrome, recto ou recto-verso, imprimante P ou C, etc.).
Facturation à l’impression
Mettez en place un système de quotas pour des utilisateurs ou des groupes. Créditez leur compte une fois par semestre, par trimestre, par mois ou par heure et laissez-les cumuler les sommes non dépensées ou indiquez-leur que tout crédit non consommé ne sera pas reporté d’une période à l’autre.
Intégrez PaperCut à l’une des nombreuses passerelles de paiement tierces disponibles (telles que PayPal, Authorize.Net, RBS WorldPay et CyberSource) pour permettre aux utilisateurs de transférer leur solde directement de leur banque sur leur compte PaperCut.
Ou optez pour des formules plus simples en utilisant des cartes prépayées/rechargeables. Établissez un système de tarification au volume et allouez les crédits respectifs aux différents chefs de service ou par le biais d’un distributeur automatique. Il suffira alors à l’utilisateur d’acheter une carte et de saisir le code d’accès à l’interface PaperCut pour commencer à imprimer !
Facturation des clients
Votre entreprise souhaite imputer les coûts d’impression à un client ou à un projet? Rien de plus simple avec la fonction de facturation des clients de PaperCut MF. Chaque fois qu’un travail d’impression est lancé, il suffit de sélectionner le compte approprié pour le débiter de la somme correspondante. Le suivi des soldes et la facturation deviennent alors un jeu d’enfant.
Et comme PaperCut est prévu pour s’intégrer à une grande variété de systèmes de comptabilité et de gestion juridique, vous n’avez même pas besoin de changer la configuration existante pour commencer à introduire des données.
Sécurisation des impressions
Chiffrement de bout en bout
PaperCut MF prend en charge les méthodes de chiffrement d’un bout à l’autre de la chaîne d’impression sur le réseau. Cela garantit la protection des impressions jusqu’à ce que l’utilisateur en prenne possession, du terminal au serveur d’impression, du serveur d’impression à l’imprimante et de l’imprimante à l’utilisateur (et non pas uniquement au niveau de l’imprimante). La confidentialité des opérations d’impression est assurée du point de départ à l’arrivée du document.
Authentification des utilisateurs
Pour éviter toute confusion lors du calcul des soldes respectifs et du traitement des documents, PaperCut MF propose différentes options de connexion pour permettre aux utilisateurs de s’authentifier physiquement sur l’appareil multifonction (MFD). Les utilisateurs peuvent, en effet, saisir un identifiant unique, un nom d’utilisateur et le mot de passe ou code PIN approprié, scanner une carte d’identité ou un badge, ou opter pour un système encore plus sûr : l’identification biométrique.
Les numéros de carte peuvent facilement être extraits de l’annuaire ou de la base de données des utilisateurs de votre réseau (système de contrôle de l’accès aux portes, par exemple). Les utilisateurs peuvent également associer eux-mêmes leur carte à la première utilisation.
Impression de filigranes et de signatures numériques
L’impression d’un filigrane permet d’ajouter automatiquement un nom d’utilisateur, un horodatage, une signature numérique ou d’autres métadonnées au bas de chaque page imprimée. En sachant qu’il est possible de remonter aux auteurs des impressions grâce aux filigranes, les utilisateurs auront moins tendance à laisser traîner des documents sensibles au bureau.
Impression sécurisée
L’impression sécurisée permet de renforcer la sécurité documentaire et de réduire le nombre d’impressions non désirées ou non récupérées. Chaque travail d’impression est mis en attente jusqu’à ce que l’utilisateur se connecte en personne sur l’appareil multifonction (MFD) et libère l’impression. Cela évite aux utilisateurs d’oublier des documents confidentiels sur le bac à papier de façon intentionnelle ou par inadvertance (au cas où ils ne se souviendraient plus, par exemple, d’avoir appuyé sur la touche d’impression).
Utilisation de la fonction Find-Me Printing
Pour encore plus de commodité, il est possible d’utiliser la fonction Find-Me Printing pour lancer un travail d’impression sans avoir à choisir l’imprimante de destination. Il suffit aux utilisateurs d’envoyer un travail d’impression vers la file d’impression partagée Find Me, puis de s’authentifier physiquement sur l’imprimante de leur choix pour récupérer leur impression sous leur supervision.
La fonction Find-Me Printing offre les avantages suivants :
- Elle évite aux administrateurs de gérer plusieurs pilotes d’impression et files d’impression
- Elle permet de limiter les gaspillages jusqu’à 20 % dans les environnements tertiaires actifs
- Elle minimise les désagréments en permettant aux utilisateurs de changer facilement d’imprimante en cas de problème
Archivage des impressions
L’archivage des impressions permet aux administrateurs de parcourir et d’examiner le contenu de l’activité d’impression au sein de leur environnement. Outre les fonctionnalités de suivi et de création de rapports intégrées dans PaperCut MF, les administrateurs disposent de plusieurs outils d’audit.
